Der Dieckmann

Mittels vtiger lassen sich Rechnungen erstellen. Voraussetzung ist, dass man zuvor einen Kunden (Organisation, Person) und ein Produkt und/oder eine Dienstleistung angelegt hat. Genau genommen steht die Rechnung am Ende des mit vtiger realisierbaren Verkaufsprozesses: Zunächst werden Interessenten (Leads) erfasst. Hat der Vertriebler diese Interessenten qualifiziert, lassen sich Verkaufspotentiale erstellen. Angebote werden dann diesen Verkaufspotentialen zugeordnet. Geht nun ein Auftrag bzw. eine Bestellung ein, quittiert der Sachbearbeiter dies mit dem Erstellen einer “Verkaufsbestellung” (Bestellbestätigung), die sich auf das zugrundeliegende Angebot und Verkaufspotential bezieht. Auf diese Verkaufsbestellung bezieht sich dann die Rechnung.

Lead > Potential > Angebot > Bestätigung > Rechnung

Man kann aber jederzeit auch direkt eine Rechnung erstellen, ohne die einzelnen Schritte des Verkaufsprozesses abzulaufen. Angebot, Verkaufsbestellung und Rechnung lassen sich jeweils als pdf exportieren und optional direkt per Email versenden. Wie aber das Layout dieser pdf anpassen? Im folgenden gehe ich dieser Frage am Beispiel der Rechnung nach.

PDF-Erweiterungen für vtiger

Um die aus vtiger exportierbaren PDF den eigenen Bedürfnissen anzupassen, stehen für vtiger 5.1 mindestens zwei Erweiterungen zur Verfügung. Der kostenlose PDF Configurator for v5.1 von crm-now c/o im-netz GmbH und die kostenpflichtige Lösung HTML2PDF Plugin Version 1.2 von Kalandro. Während Kalandro auf seinen Seiten vielversprechende Screenshots anbietet und dem Kunden mit seinem Plugin die Möglichkeit der freien Gestaltbarkeit von pdf-Exporten aus vtiger mittels HTML und CSS verspricht, belässt es der PDF Configurator bei einer rein zweckmäßigen Gestaltung, die ohne Programmieraufwand kaum zu gestalten sein dürfte. Das vorgefertigte Layout einer Rechnung des PDF Configurators zeigt sich dann auch erst nach seiner Installation zum ersten Mal.

Installation des PDF Configurators

Die Installation des PDF Configurators erfolgt leider nicht als vtiger-Modul, sondern macht ein paar Handgriffe an Datenbank und Installationsdateien erforderlich. Die Vorgehensweise ist in den Installationsdateien in der readme.txt beschrieben. Zur Installation werden via PhpMyAdmin zunächst zusätzliche Tabellen in der Datenbank erstellt. Der SQL-Befehl ist ebenfalls als Textdatei hinterlegt. Zweitens werden Teile der installierten vtiger-Dateien mit den Installationsdateien überschrieben. Es empfiehlt sich daher vorher ein Backup der unberührten vtiger-Dateien.  Drittens wird der Cache unter /Smarty/templates_c geleert. Als viertes und letztes spielt man dann noch via PhpMyAdmin einen SQL-Befehl ein, mit dem man den PDF Configurator allein den Benutzern mit Administrationsrechten verfügbar macht. Dieser Schritt gilt als optional, jedoch funktionierte meine Installation nicht ohne diesen vierten Schritt.

Anpassung der mit dem PDF-Configurator erstellten Dokumente

Der PDF Configurator ermöglicht eine Entscheidung darüber, was auf der Rechnung und/oder anderen PDF-Dokumenten erscheint. Layout und Informationen, die nicht im System gespeichert sind, wie beispielsweise die Bankverbindung, Steuernummer oder Umsatz-Steuer- Identifikationsnummer, können jedoch nicht mittels der PDF-Configurator-Oberfläche eingestellt werden. Sie müssen von Hand im Quellcode geändert werden. Bei Rechnungen finden man diesen unter /modules/Invoice/pdf_templates/.

Der Eingriff in den Quellcode wird auch dann notwendig, wenn in der Rechnung Informationen aus benutzerdefinierten Feldern wiedergegeben werden sollen. Inwiefern Kalandros Lösung solche benutzerdefinierten Informationen verarbeiten kann, wäre zu prüfen.

Andere Anpassungen

Zur Erstellung von Rechnungen sind noch einige andere Einstellungen notwendig, die mit dem PDF Configurator nur indirekt zu tun haben und an anderer Stelle vorgenommen werden müssen. Dies wird spätestens bei der ersten Rechnung klar, die man testhalber erstellen wird.  In den allgemeinen Systemeinstellungen sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen anzupassen. Ferner ist dort gegebenfalls auch das Rechnungsnummernformat einzustellen, sofern die laufende Rechnungslegung ein bestimmtes Format vorschreibt. Sollte man die Änderungen erst vornehmen, wenn bereits eine erste Rechnung erstellt worden ist, so werden diese Änderungen in der bereits erstellten Rechnung nicht aktiv, solange man diese nicht von Hand in der Datenbank in der Tabelle vtiger_invoice nachträgt. Desweiteren sind möglicherweise weitere Probleme zu beheben. Zum Beispiel beim Versand der Rechnung als pdf per Email.

Offene Fragen

Das in den vtiger-Foren die Problematik des integrierten Versands von Rechnungen als pdf per Email zwar diskutiert, aber nicht gelöst wird, könnte auf eine offene Frage hindeuten: Würde es sich dabei um einen steuertechnisch korrekten Rechnungsversand handeln? Diese E-Mails aus vtiger lassen sich weder signieren noch verschlüsseln. Zu prüfen wäre auch, ob die automatische, fortlaufende Nummierung der Rechnungen in dieser Form ausreicht. Auf der sicheren Seite wird man wohl sein, wenn man die Rechnungen ausdruckt, per Post versendet und ein Doppel für die Buchhaltung abheftet. Das dies die favorisierte Lösung zu sein scheint, darauf deutet auch die Installationsanleitung des PDF Configurators hin:

“the address field is based on the European address format and formated to fit in the window of European letter envelopes”

Hier stellt sich dann auch die Frage, wie die Verknüpfung eines solchen CRMs unter anderem mit der für die vtiger-Zielgruppe typischen Buchhaltung  aussähe, welche Software diese Schnittstelle beherrscht und wer sie anbietet oder im Einzelfall entwickeln kann.

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