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Vermeidung des versehentlichen Versands von Email-Benachrichtigungen an Kunden bei der Arbeit mit Trouble Tickets – Der Dieckmann
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Vermeidung des versehentlichen Versands von Email-Benachrichtigungen an Kunden bei der Arbeit mit Trouble Tickets


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Wer in vtiger CRM mit Trouble Tickets arbeitet, der sollte sich die Frage stellen, ob nicht eventuell auch seine Kunden Benachrichtigungen per Email erhalten, obwohl diese gar nicht für sie bestimmt sind. Denn das könnte peinlich werden. Vtiger versendet nicht nur an vtiger-Benutzer „Notifications“ per Email, sondern eben auch an Kunden, die einem Trouble Ticket zugeordnet sind. Vermeiden lässt sich das nur, wenn die Option „Email opt aus“ der entsprechenden Organisation oder Person aktiviert ist. (Siehe auch vtiger Handbuch) Oder aber, wie im folgenden beschrieben, indem man die Standardwerte genau umgekehrt interpretiert. Nur: Das muss man natürlich wissen!

Statt für alle Organisationen und Personen den in der Datenbank hinterlegten Wert für „Email opt aus“ zu ändern (rückwirkend oder zukünftig), ist es einfacher, zwei kleine Änderungen im Script vorzunehmen, die dafür sorgen, dass die Option „Email opt aus“ eine bewußte Entscheidung für den Versand von Emails ist und die Standardeinstellung den Versand prinzipiell ausschließt.

Im vtiger-Forum wird die Lösung wie folgt beschrieben:

Standardmäßig verschickt vtiger beim Anlegen von TT (=Trouble Tickets) Mails direkt an die vom Kunden hinterlegte E-Mail Adresse. Wir wussten das nicht und haben interne Informationen in TTs geschrieben, die peinlicherweise beim Kunden gelandet sind.
Wunschlösung war, dass im Zusammenhang mit TT keine externen Mails verschickt werden

Unter Organisationen und Personen gibt es das Feld „E-Mail Opt aus“, wenn dieses Feld einen Haken hat bekommt der Kunde KEIN E-Mail geschickt. Leider ist das Feld standarmäßig nicht aktiviert.
Entsprechend hätte wir alle Personen und Organisationen ändern müssen, zusätzlich bei jedem Anlegen eines neuen Kunden hätte man dran denken müssen… das war also keine Option für uns.
[…]
Man geht also in:
modules/Helpdesk/Save.php
und
DetailViewAjax.php
und ändert jeweils
if($emailoptout == 0)
in
if($emailoptout == 1)

Danach ändert man noch die Sprachfiles, damit das Feld selbsterklärend bleibt (z. B. in „E-Mail Opt):
modules/Accounts/language/de_de.lang.php
modules/Contacts/language/de_de.lang.php

das wars.

Standardmäßig bekommt so kein Kunde mehr ein E-Mail.
Um das ganz für alle Angestellten prozesssicher zu machen, habe ich das Feld „E-Mail Opt aus“ in allen Profilen ausgeblendet, so kann es auch versehentlich nicht aktiviert werden.
Die internen Informationsmails bleiben […] wie gewohnt erhalten.

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